Privacy policy
Sistema Privacy AUTOSERVIZI SIBERIANA SOC.COOP.
1 POLICY DATA RETENTION
1.1. POLICY OBIETTIVO
II presente documento è stato elaborato per fornire al Titolare del trattamento, nonché a tutte le funzioni competenti alla gestione dei processi di trattamento, le indicazioni ritenute opportune per garantire un'efficace ed equilibrata gestione dei processi di conservazione e cancellazione dei dati.
1.2. NORMATIVA DI RIFERIMENTO
L'art. 4, sub 2), del GDPR, include nella definizione di "trattamento", anche le operazioni, o l'insieme di operazioni, aventi ad oggetto la conservazione e la cancellazione dei dati.
Il GDPR indica i principi fondamentali applicabili ad ogni trattamento e dispone, all'art. 5, comma 1, lett. d), che debbano essere adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare (o rettificare) tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati (c.d. principio di "esattezza"), nonché all'art. 5, comma 1, lett. e), che i dati personali debbano essere conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, eccezion fatta che per le ipotesi nelle quali periodi di conservazioni più lunghi siano giustificati per il solo espletamento di trattamenti a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica, o a fini statistici (c.d. principio di "limitazione della conservazione).
Gli artt. 13 e 14 del GDPR prevedono che le informative, da sottoporre all'attenzione degli interessati all'atto dell'ottenimento dei dati personali, debbano contenere, tra le altre informazioni, il periodo di conservazione dei dati personali (oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo), nonché il diritto dell'interessato di chiedere al Titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano.
Il diritto alla cancellazione dei dati è, quindi, specificamente disciplinato all'art. 17 ("diritto alla cancellazione"), grazie al quale l'interessato, ricorrendo determinate condizioni, ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo.
Il tema della conservazione dei dati personali è trattato nel contesto dell'affermazione del principio di privacy by default ("protezione dei dati per impostazione predefinita") (art. 25, comma 2) che prevede l'esecuzione del trattamento tenendo in considerazione. non solo la quantità dei dati raccolti e la portata del trattamento, ma anche il periodo di conservazione dei dati stessi.
II processo di cancellazione dei dati, infine, è regolato dagli artt. 19 e 30 del GDPR, rispettivamente in tema di obblighi di notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati, e corretta gestione dei Registri delle attività di trattamento.
1.3. METODOLOGIA ADOTTATA
Il periodo di conservazione dei dati personali è stabilito:
· in funzione degli obblighi di legge che impongono la "conservazione" di dati, sia in formato elettronico che cartaceo, di diverse categorie di dati in funzione delle finalità;
· in funzione delle esigenze organizzative e gestionali del trattamento. Il periodo di conservazione è stabilito considerando le finalità del Titolare del Trattamento.
Il periodo di conservazione è riportato all'interno delle informative sottoposte all'attenzione degli Interessati.
La cancellazione dei dati personali degli interessati al trattamento può essere avviato a seguito di tre differenti eventi:
1. avvenuta decorrenza dei termini di conservazione, segnalati in modo automatico o rilevati a seguito di verifiche periodiche svolte da un operatore:
2. interruzione di un contratto, di un servizio, o di un trattamento per cui vengono rilevati gli estremi necessari per cancellare i dati non più necessari al trattamento:
3. ricezione di un’espressa richiesta di cancellazione, da parte di un interessato.
La cancellazione dei dati personali avviene mediante l'esecuzione dello specifico processo configurato dal Titolare del Trattamento.
2. ELENCO DEI TRATTAMENTI
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Trattamento
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Finalità
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Asset
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Periodo di conservazione
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ADEMPIMENTI DI LEGGE |
'Obblighi di legge |
I dati personali saranno trattati per tale finalità per iltempo necessario per l'adempimento degli obblighi legali previsti dalla normativa vigente. A questo riguardo, i dati personali saranno conservati per 10 anni a partire dallo scioglimento del contratto o, se successiva, da una decisione vincolante emanata da un'autorità a ciò competente (ad esempio, sentenza del tribunale), fermi restando eventuali obblighi di conservazione relativi a particolari categorie di dati, per periodi superiori di tempo, prescritti dall'ordinamento giuridico. |
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CONSERVAZIONE DIGITALE OBBLIGATORIA Al SENSI DILEGGE - (ICT) |
Obblighi di legge |
I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni.
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CONSERVAZIONE DOCUMENTALE CARTACEA- (TRATTAMENTO NON AUTOMATIZZATO)
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Esecuzione del Contratto – Uso del servizio |
Archivio documentale cartaceo |
I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di |
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mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni. |
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CONTROLLO ACCESSI- (PERSONALE DIPENDENTE) |
Esecuzione del Contratto – Uso del servizio |
NON DEFINITO |
I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni.
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ELABORAZIONE BUSTE PAGA – (PERSONALE DIPENDENTE) |
Esecuzione del Contratto – Uso del servizio |
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I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni.
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FORMAZIONE DEL PERSONALE – (PERSONALE DIPENDENTE) |
Esecuzione del Contratto – Uso del servizio |
NON DEFINITO |
I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni.
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GESTIONE AMMINISTRATIVA PAYROLL – (PERSONALE DIPENDENTE) |
Esecuzione del Contratto – Uso del servizio |
Pc01 |
I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni.
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GESTIONE DATI DI FORNITORI E PROFESSIONISTI |
Esecuzione del Contratto – Uso del servizio |
Backup Pc01
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I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni.
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GESTIONE DELLA SORVEGLIANZA SANITARIA – (PERSONALE DIPENDENTE( |
Esecuzione del Contratto – Uso del servizio |
NON DEFINITO |
I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni.
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GESTIONE DOCUMENTI DIGITALI AI FINI ORGANIZZATIVI – (ICT) |
Esecuzione del Contratto – Uso del servizio |
PC01 |
I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni.
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MANTENIMENTO DELL’INFRASTRUTTURA DI RETE – (ICT) |
Trattamento ICT |
Backup Pc 01
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I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni.
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MANTENIMENTO DELL’INFRASTRUTTURA LOGICA – (ICT) |
Trattamento ICT |
NON DEFINITO |
I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni.
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ORGANIZZAZIONE E MANTENIMENTO DEL MODELLO ORGANIZZATIVO PRIVACY (MOP) |
Obblighi di legge |
NON DEFINITO |
I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni.
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ORGANIZZAZIONE RISORSE UMANE – (PERSONALE DIPENDENTE) |
Esecuzione del Contratto – Uso del servizio |
PC01 |
I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni.
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RECLUTAMENTO DEL PERSONALE – (CANDIDATI) |
Trattamento Recruitng |
PC01 |
I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni.
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USO DEL SERVIZIO |
Esecuzione del Contratto – Uso del servizio |
PC01 Backup
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I dati personali saranno trattati attivamente per il tempo necessario alla gestione del rapporto in essere e/o all’esecuzione del contratto. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto. In caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 30 giorni.
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WEB – DATI DI NAVIGAZIONE |
Trattamento Web |
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I dati personali saranno trattati attivamente per il tempodi durata dei sistemi analitici di prime e terze parti. |
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WEB – INVIO DEL CURRICULUM VITAE |
Esecuzione del Contratto – uso del servizio |
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I dati personali saranno trattati attivamente per il tempodella Selezione, saranno inoltre conservati per 30 giorni dalla ricezione o dall’esito negativo di una selezione, al fine di poter considerare il suo profilo per future aperture di posizioni.
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WEB – NEWSLETTER COMMERCIALE DI TERZI |
Marketing Prodotti/Servizi Terzi |
Pc 01 |
I dati personali, trattati come descritto, saranno cancellati entro 30 giorni a partire dallo scioglimento dell’ultimo vincolo contrattuale con il Titolare del Trattamento. In ogni caso, a seguito di una revoca del consenso o dell’esercizio del diritto di opposizione al trattamento, i dati saranno cancellati entro 30 giorni dalla richiesta.
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WEB – NEWSLETTER USO DEL SERVIZIO E COMMERCIALI |
Marketing |
Pc 01 |
I dati personali saranno trattati fino a manifestazione di revoca del consenso originariamente prestato, o fino ad una istanza di opposizione al trattamento in esame. |
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WEB – REGISTRAZIONE DD ACCESSO AREA RISERVATA |
Trattamento ICT |
Il Titolare tratterà i dati personali esclusivamente per il tempo necessario alla gestione del contratto. In ogni caso, i dati personali saranno conservati per un periodo massimo di 10 anni a partire dallo scioglimento del contratto.
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WEB – RICHIESTE EFFETTUATE TRAMITE IL SITO |
Trattamento ICT |
I dati raccolti per tale finalità saranno trattati per il tempo strettamente necessario a soddisfare la richiesta e successivamente conservati per 10 anni dopo l’evasione della richiesta. |
15/01/2025